POLITICAS DE TRATAMIENTO USO DE DATOS PERSONALES Y DE PRIVACIDAD

  En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, GAREC GPS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia: 1. Objetivo y alcance de la Política del Tratamiento de los Datos A través de esta política, GAREC GPS en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales GAREC GPS como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención y adquisición o atención de clientes, trata la información de todas las personas que, en algún momento, por razones de la actividad que desarrolla esta empresa de seguridad, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual de los trabajadores, exempleados, clientes, contratistas, proveedores, comerciantes, entidades de seguridad social, consultores y en general terceros que presten sus servicios o tengan cualquier tipo de relación comercial y/o civil con la entidad. 2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales. El responsable del tratamiento de sus datos personales es GAREC GPS con sede en la Carrera 28B #33E – 161 OFICINA 103 EDIFICIO EL PARAISO, BARRIO EL PARAISO - CALI.  Contacto: A través de cualquiera de los canales de atención que GAREC GPS tiene dispuestos. GAREC GPS. Se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. GAREC GPS. Exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. 3. Definiciones • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc. • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. • responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales Para el Tratamiento de los Datos Personales, GAREC GPS aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales: • Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. • Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. • Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. • Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en la entidad y los contratistas que presten sus servicios para esta, están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de las actividades que desempeñen en la entidad. 5. Finalidad del Tratamiento de Datos La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a GAREC GPS recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, miembros de junta directiva, clientes o consumidores, proveedores, contratistas, consultores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos y/o finalidades: Respecto de los clientes o consumidores: 1) Desarrollar su objeto social. 2) Realizar negociaciones, ofertas, ofertas competitivas, compras, estudios de seguridad. 3) Tratar los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico. 4) Realizar el tratamiento y proteger los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono). 5) Cumplir con el objeto social de GAREC GPS. Conforme reza el contenido de sus estatutos. 6) Para cumplir las obligaciones contraídas por la compañía con sus Clientes y consumidores al momento de adquirir nuestros productos. 7) Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la compañía. 8) Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece la compañía o sociedades aliadas. 9) Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio. 10) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores. 11) Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos nivel nacional e internacional. 12) Permitir que compañías vinculadas a GAREC GPS, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés. 13) Controlar el acceso a las oficinas de GAREC GPS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas. 14) Para dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizados por los titulares y transmitir los datos personales a organismos de control y demás autoridades que, en virtud de la ley aplicable, deban recibir los datos personales. Respecto a los datos personales de nuestros empleados: 1) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. 2) Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de GAREC GPS tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras. 3) Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable. 4) Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros. 5) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo. 6) Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización. 7) Planificar actividades empresariales. Respecto de los contratistas, proveedores y consultores que tienen relaciones comerciales o civiles con GAREC GPS. 1) Para administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos vinculación a la compañía de contratistas o consultores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de experiencia y la realización de estudios de seguridad. 2) Para el desarrollo de las actividades propias de la gestión administrativa de la entidad, tales como pago de honorarios, pagos derivados de contratos celebrados con la entidad, verificación de afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, constitución de pólizas en contratos de prestación de servicios y de consultoría, entre otras. 3) Para registrar a los contratistas, proveedores y consultores en los sistemas de la compañía para procesar sus pagos. 4) Para invitar a los proveedores, contratistas y consultores a participar en los procesos de elección para prestar sus servicios o vender sus bienes a GAREC GPS. 5) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. 6) Para el procesamiento de pagos y verificación de saldos. 7) Para elaborar y suscribir los contratos que se requieran entre el titular y GAREC GPS. 8) En general, para cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la entidad. En cuanto a los contratistas, consultores, proveedores y trabajadores de la entidad, los datos se obtienen manualmente cuando el titular mismo los proporciona a la entidad al momento de su vinculación o proceso de selección de acuerdo con el estatuto de contratación. Los Titulares de los datos, de manera expresa, libre y voluntaria autorizan el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Por escrito y de manera presencial en la oficina correspondiente. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de GAREC GPS con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de ubicación, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quieran hacer valer. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 7. Deberes de la empresa como responsable del tratamiento de datos personales. GAREC GPS tiene presente y conoce que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, la empresa hará uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. La entidad atenderá los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. 8. Área Responsable de la implementación y observancia de esta política. Tanto el departamento jurídico como el área de Control Interno de GAREC GPS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios y contratistas que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas bases de datos al área de Control Interno y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales. 9. Autorización La compañía solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento. Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la entidad tales como: 1) Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el tratamiento de datos personales determinado por la entidad. 2) De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia. 3) Mediante conducta inequívoca que permita concluir que otorgó su autorización. IMPORTANTE: En ningún momento la compañía asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca. 10. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales. 1) Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización la entidad deberá informar al titular: · Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar el tratamiento. · Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento. Adicionalmente, la compañía tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, la entidad ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, contratistas, consultores y aliados comerciales. 2) Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Según lo dispuesto por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la compañía solo realizará el tratamiento correspondiente a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Además de lo anterior, la entidad deberá contar con la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del derecho de este a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 11. Seguridad de los datos personales. GAREC GPS está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en su base de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información personal de cada uno de los titulares de los datos personales. Para este fin, contará con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. El acceso a la base de datos se restringirá incluso para los empleados y colaboradores que no cumplan con la confidencialidad y la manipulación adecuada de la información suministrada en la base de datos, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. La obligación y responsabilidad de la entidad se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La entidad no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos o archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de la entidad y sus encargados. 12. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales GAREC GPS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de las presentes políticas de tratamiento de datos personales. 13. Revelación de la información El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que GAREC GPS puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control o por la Contraloría, Fiscalía, Personería, Procuraduría y demás entres de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. Igualmente, la compañía podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de GAREC GPS. En todo caso, cuando la entidad desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará contrato de transmisión de datos personales correspondiente. 14. Atención de consultas y reclamos Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular de la información, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención que GAREC GPS tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 de 2012